En løsning der levede op til hvidvasklovgivningen og GDPR-reglerne

Sådan håndterede DFDS personlige oplysninger fra 4.000 medarbejdere — uden nogensinde at komme i nærheden af dem.

I anledningen af DFDS’ 150-års fødselsdag besluttede bestyrelsen og direktionen, at samtlige medarbejdere skulle have jubilæumsaktier.

For at oprette depoter til medarbejderne var der dog behov for en løsning, der levede op til hvidvasklovgivningen og GDPR-reglerne. Og den løsning havde danske NewBanking Identity udviklet.

Flere end 4.000 medarbejdere med 22 forskellige nationaliteter blev i 2016 tilbudt jubilæumsaktier i DFDS. Det var lige fra filippinere og russere til franskmænd og hollændere på alle niveauer i organisationen: fra havnearbejderen og sømanden til mellemlederen og den adm. direktør.

Men for at få aktierne var det nødvendigt, at den enkelte person kunne dokumentere sin identitet. Det er af hensyn til hvidvasklovgivningen og KYC-kravet – Know Your Customer - så bankerne kender identiteten på den enkelte bankkunde.

For DFDS betød det, at hver enkelt medarbejder skulle fremsende dokumentation, der tydeligt identificerede vedkommende.

“For at lykkes med at tilbyde jubilæumsaktier til samtlige af DFDS’ medarbejdere, var det nødvendigt, at vi kunne gøre det på en fuldkommen sikker måde. Alle medarbejdere skulle uploade forskellige former for dokumentation for at bekræfte deres identitet,” siger Jens Jakob Hjorth-Hartmann, der er Legal Counsel HR hos DFDS.

Oplysningerne som medarbejderne skulle uploade, var typisk kørekort og pas, men i nogle lande skal eksempelvis en gasregning også bruges i dokumentationsprocessen.

Ekstrem høj sikkerhed

Efter at have scannet markedet for muligheder, besluttede DFDS sig for at bruge NewBanking Identitys platform blandt andet på grund af den høje brugervenlighed, som Jens Jakob Hjorth-Hartmann kalder brugerintuitiv. Og så var der selvfølgelig det med, at sikkerheden skulle være i topklasse.

“Vi kiggede på forskellige systemer på markedet, der dog mere var fokuseret på flow og processer. Men ingen af de systemer var skabt med fokus på den sikre håndtering af medarbejdernes fortrolige oplysninger. Og ingen andre var designet med de ’chinese walls’, som NewBanking Identitys platform har,” siger Jens Jakob Hjorth-Hartmann.

Chinese walls - kinesiske mure - betyder i denne sammenhæng, at end ikke NewBanking Identitys medarbejdere har adgang til de fortrolige oplysninger, som findes på platformen. Kun den person, der uploader oplysningerne samt dem der får adgang, kan se oplysningerne.

Stor brugervenlighed

NewBanking Identity opsatte mere end 20 forskellige flows – et til hvert land – alt sammen på engelsk, hvor DFDS’ medarbejdere kunne bede om data fra deres medarbejdere.

Medarbejderne blev mødt af en portal, hvor der step-by-step blev angivet, hvilke oplysninger de skulle uploade og hvordan.

“Vores løsning nåede ud til alle DFDS’ medarbejdere i alle afkroge af verden – sågar på skibene, hvor medarbejderne også benyttede sig af platformen under sejladsen. Alle har afgivet de oplysninger, som Danske Bank efterspurgte og det er formentlig første gang i historien, at medarbejdere fra så mange steder i verden har skulle afgive oplysninger efter dansk standard,” siger Christian Visti Larsen, der er adm. direktør og den ene af to co-founders i NewBanking Identity.

Parallelt med at DFDS’ medarbejdere uploadede deres personlige oplysninger på platformen og gav medarbejdere hos Danske Bank adgang til dem, kunne banken oprette de 4.000 bankdepoter efterhånden som den enkelte medarbejders identitet var blevet bekræftet.

Velegnet ved børsnoteringer

Det der i første omgang virkede uoverkommeligt, fandt DFDS en løsning på og Jens Jakob Hjorth-Hartmann vil derfor heller ikke afvise, at de kommer til at bruge NewBanking Identity-platformen igen.

“Det som gør platformen så god er, at den er et forum, hvor man kan videregive personlige oplysninger og at den person, der har afgivet oplysningerne, har fuld kontrol over dem. Derfor kan jeg også sagtens se os bruge platformen i andre sammenhænge,” siger Jens Jakob Hjorth-Hartmann.

NewBanking Identitys platform har et utal af anvendelsesmuligheder for de virksomheder, der har behov for at håndtere stærkt fortrolige oplysninger, som kun skal deles med få og oftest i et begrænset tidsrum – eksempelvis i forbindelse med børsnoteringer.

Alle case studies