Værner om følsomme og fortrolige oplysninger

Høj signalværdi i at have styr på klienternes persondata

DANDERS & MORE var det første danske advokatfirma til at tage NewBanking Identity-platformen i brug. Som i så mange andre virksomheder var det ny lovgivning inden for håndtering af persondata og hvidvask, der var den udløsende faktor. Siden har DANDERS & MORE også valgt at bruge platformen på en række andre områder.

“Det er vigtigt for os, at vi til enhver tid er klar til at gå gennem en audit uden anmærkninger overhovedet. Derfor undersøgte vi markedet for at finde en platform, der kunne hjælpe os, og som også udvikler sig i takt med, at lovgivningen inden for persondata og hvidvask løbende bliver skærpet. Her var NewBanking Identity et oplagt valg for os og de eneste, der reelt havde en velegnet platform,” siger Majken Korsgaard, der er advokat, partner og medejer af DANDERS & MORE med i alt 19 ansatte.

Mange virksomheder modtager i dag e-mails med uopfordrede ansøgninger eller i visse sammenhænge måske endda et billede af et pas eller et kørekort fra velmenende afsendere, der ikke er klar over, at det udgør et problem for virksomhederne. Hvis ikke sådanne e-mails slettes, risikerer de nemlig at bryde lovgivningen. Det er den ene del af problemet ved at modtage e-mails med følsomme eller fortrolige personoplysninger. Den anden del er, at kunder, klienter og forbrugere ikke nødvendigvis sender oplysningerne via en sikker og krypteret e-mail forbindelse.

Afdækning af ejerkæden

Alt dette var – og er – DANDERS & MORE meget opmærksomme på. Derfor gør valget af NewBanking Identitys platform også, at partnerne sover roligt om natten. For hvis en klient uopfordret sender følsomme eller fortrolige personoplysninger via e-mail, bliver den slettet med det samme. I stedet sender DANDERS & MORE’s Compliance Officer en e-mail med et link, som klienten skal klikke på. Herefter bliver vedkommende ledt gennem en proces med at uploade forskellige former for ID og diverse dokumentation – alt sammen uden at involvere advokatfirmaet. De får til gengæld en notifikation, så snart klienten har uploadet alting til NewBanking Identitys sikre platform.

“Platformen kan også bruges til at indhente og kategorisere al nødvendig dokumentation for at afdække ejer- og kontrolstrukturen (ejerkæden) hos virksomhedsklienter. Det giver en stor sikkerhed for, at man ikke uforvarende kommer til at bryde hvidvask- og GDPR-lovgivningen. Og det er uhyre væsentligt i vores branche. Man skal ikke undervurdere signalværdien i, at vores klienter forstår, hvor meget vi værner om deres følsomme og fortrolige personoplysninger, og i at have solide processer på plads,” siger Majken Korsgaard.

Nemmere relation med klienterne

I DANDERS & MORE har partnerne valgt at have en medarbejder, der er ansvarlig for al compliance. Det er derfor vedkommende, der har kontakten til klienterne, når dokumentationen skal indhentes. Og selvom det ikke er nødvendigt i forhold til platformen, der er enkel at bruge, har det visse andre fordele.

“Fordelen ved at have en Compliance Officer og et system som NewBanking Identity er, at jeg og mine kollegaer kan fokusere på den gode rådgivning af vores klienter. Det er ikke mig, der skal rykke klienterne for, at de skal legitimere sig og uploade eventuel manglende dokumentation. Det kører via min kollega og NewBanking Identity-platformen. Dermed er det ikke noget, der forstyrrer den relation, jeg eller mine kolleger har med vores klienter,” siger Majken Korsgaard.

Lydhør over for ændringsforslag

Til at begynde med havde DANDERS & MORE nogle ønsker til den fremadrettede udvikling af NewBanking Identitys platform. Det drejede sig om, at de som advokater havde behov for at justere lidt på processerne og mulighederne på platformen, så den fungerede nemmere i deres hverdag.

“Vi har fået mulighed for at sætte vores præg på platformen og NewBanking Identity har hver gang været meget imødekommende overfor vores ønsker. De er nemme at samarbejde med og utroligt teknisk dygtige til at løse alle forslag, vi er kommet med,” siger Majken Korsgaard.

For nogle virksomheder kan det måske give anledning til løftede øjenbryn at samarbejde med en dengang ny spiller på et temmelig vigtigt område, men Majken Korsgaard var hurtigt overbevist.

Dyb indsigt hos NewBanking Identity

“Jeg havde et langt møde med Christian Visti Larsen, hvor han fortalte om sin baggrund. Det er meget overbevisende at samarbejde med folk, der er så dybt inde i GDPR-regelsættet, som han er. Han har arbejdet med det i årevis, og det overbeviste mig og de øvrige partnere. De er dygtige folk, der godt ved, hvad platformen skal kunne og hvad der kan være af udfordringer. Og de er 100% inde i alle problematikker, så det er et rigtig godt samarbejde,” siger Majken Korsgaard.

Siden DANDERS & MORE først gik i gang med platformen, er den derfor blevet et omdrejningspunkt for dem i arbejdet med klienter. Derfor har advokatfirmaet i dag udvidet brugen af platformen, så den i dag også bruges i forbindelse med arbejdet med fondsansøgninger – og når de modtager jobansøgninger.

“Vi var det første advokatfirma til at tage platformen i brug, og vi har bestemt ikke fortrudt ét sekund,” siger Majken Korsgaard.

Alle case studies