En platform der matcher mange advokatfirmaers behov

Flere advokatfirmaer burde gøre som os

I april 2019 skulle advokatfirmaet Bech-Bruun finde en platform for at overholde lovgivningen og dokumentationskravene inden for KYC og GDPR. Samtidig havde de som resten af branchen behov for at håndtere klienters og medarbejderes personlige oplysninger forsvarligt. Valget faldt på NewBanking Identity-platformen, der i dag vinder indpas hos flere og flere advokatfirmaer.

”Vi havde behov for at foretage en systematiseret indhentning af KYC-dokumentation og derudover leve op til vores forpligtelser i forhold til GDPR. Derfor havde vi i nogen tid været på udkig efter et system til at håndtere dette, for alternativet var at udvikle vores eget. NewBankings platform tjekkede imidlertid langt de fleste bokse, og de var desuden meget villige til at foretage forskellige tilpasninger ud fra vores ønsker. Derfor valgte vi dem,” siger Martin Riber Povlsen, der er økonomidirektør i Bech-Bruun og også er den hovedansvarlige for compliance-afdelingen.

Hos Bech-Bruun er hele 11 medarbejdere i dag beskæftiget med at sikre, at advokatfirmaet lever op til lovgivningen inden for KYC (Know Your Customer) og GDPR (General Data Protection Regulation – databeskyttelsesforordningen).

Ansvaret for at indhente de fornødne oplysninger og opbevare dem korrekt kan i mange tilfælde godt ligge ude i organisationen, men hos Bech-Bruun har de i stedet valgt en løsning, hvor alt er insourcet til compliance-afdelingen. Det ændrer imidlertid intet for deres valg af platform, hvor NewBanking Identity-platformen i dag er blevet en lige så naturlig del af arbejdsdagen som Word og Excel.

”Vi bruger platformen til alt, hvad vi er forpligtet til inden for KYC og har allerede flere tusinde identiteter på platformen. Det betyder, at vi for alle klienter har skabt en ensartet proces for, hvordan al dokumentation bliver indhentet og opbevaret på en lovmæssig korrekt måde. Samtidig er eksempelvis kontrol af pas og kørekorts ægthed og gyldighed automatiseret,” siger Martin Riber Povlsen og fortsætter:

”Hvis vi ikke havde disse processer på plads sammen med en ordentlig platform, ville det enten være svært at levere vores ydelse eller også skulle vi bruge mange timer på at løse opgaverne manuelt. I dag er det vigtigt som advokatfirma, at man kan onboarde nye klienter korrekt og i øvrigt også rådgive dem korrekt i forhold til de gældende KYC- og GDPR-procedurer.”

Legaltech stormer frem

Onboarding af klienter i forhold til KYC-lovgivningen og opbevaring af personfølsomme oplysninger i forhold til GDPR-lovgivningen er ens for alle advokatfirmaer. Derfor mener Bech-Bruun også, at det vil gavne alle – både advokatfirmaer og klienter – hvis de alle benytter sig af den samme platform.

”Det vil lette det for alle, at klienterne er vant til at bruge samme fælles platform, når de skal uploade dokumentation af forskellig art – også når der skal deles data og dokumenter mellem advokatfirmaerne,” siger Martin Riber Povlsen.

Ifølge Christian Visti Larsen, der er adm. direktør og medstifter af NewBanking, er hele legaltech-området i rivende udvikling i disse år. Og det er der en ganske god grund til, mener han.

”Advokatbranchen har set, hvordan ny teknologi har betydet store ændringer i andre brancher og nu er turen kommet til dem blandt andet på grund af en skrap KYC- og GDPR-lovgivning. Samtidig er det gået op for de fleste, at smarte it-platforme ikke alene kan sikre dem besparelser i det administrative arbejde, men faktisk også en indtjening, når de bruger teknologien til at servicere deres klienter. Her ligger der et kæmpe marked for dem, da de sidder på nogle systemer og know-how, som klienterne ikke gør,” siger Christian Visti Larsen, der allerede har set flere eksempler på det i advokatbranchen.

Christian Visti Larsen ser NewBanking som en platform, der komplementerer advokatfirmaernes eksisterende systemer, når der skal håndteres sager for klienterne. Netop fordi der i en retssag som regel er et advokatfirma repræsenteret på hver sin side, vil det være en fordel, hvis der benyttes samme fælles platform, forklarer han.

Holder styr på straffeattester

Udover at bruge platformen til at håndtere oplysninger om klienterne, er Bech-Bruun i dag også begyndt at bruge den internt. Platformen bruges i den sammenhæng til at gennemse medarbejdernes straffeattester på forsvarlig vis.

Ifølge Martin Riber Povlsen har NewBanking været meget lydhøre i den fortsatte udvikling af platformen, og derfor har Bech-Bruun i dag en platform, der matcher mange advokatfirmaers behov.

”Platformen gør, at vi har fået automatiseret og systematiseret nogle processer, som vi løbende kan dokumentere, når der kommer tilsyn. Og i stedet for at udvikle vores eget, har vi nu en platform, som udvikler sig i takt med vores behov. Det er vi meget tilfredse med,” siger Martin Riber Povlsen.

Alle case studies